Szanowni Państwo W nawiązaniu do ogłoszonego postępowania o udzielenie zamówienia pn. „Dostawa Energii Elektrycznej dla Kujawsko-Pomorskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Minikowie”, oznaczenie sprawy (numer referencyjny): DA-39-18/20 oraz na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. poz. 1843 ze zm.), zwracamy się z prośbą jako Wykonawca o wyjaśnienie i modyfikację zapisów dokumentów: Pytanie 1 – pkt 4 Załącznika nr 1 do SIWZ ("Opis Przedmiotu Zamówienia") Czy obowiązująca do 28.02.2021 r. umowa sprzedaży energii elektrycznej wymaga wypowiedzenia bądź złożenia do Sprzedawcy oświadczenia o jej nie przedłużaniu? Jeśli tak, jaki jest okres wypowiedzenia obowiązującej umowy sprzedaży energii elektrycznej? Pytanie 2 – §8 ust. 1 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy"), pkt 4 SIWZ ("Termin wykonania zamówienia") Informujemy, że zgodnie z zapisami Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej (IRiESD) poszczególnych OSD, zatwierdzonych przez Prezesa URE, do rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej konieczne jest zgłoszenie umowy do OSD, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy oraz przyjęcie umowy do realizacji przez OSD. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu do treści: „Umowa wchodzi w życie w zakresie każdego punktu poboru z dniem 01.03.2021 r., lecz nie wcześniej niż po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD”. Pytanie 3 – pkt 19 i 20 Załącznika nr 1 do SIWZ ("Opis Przedmiotu Zamówienia"), Załącznik nr 1a do SIWZ ("Formularz cenowy") Zwracamy się z zapytaniem, czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy. Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy: a) danych dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres firmy; - opis punktu poboru; - adres punktu poboru; - grupa taryfowa ; - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego (OSD); - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny PPE; - czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy; b) dokumentów: - pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy; - dokument nadania numeru NIP; - dokument nadania numeru REGON; - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka; - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane, skutkiem czego może okazać się konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. Pytanie 4 – Załącznik nr 1 do umowy ("PEŁNOMOCNICTWO") do umowy stanowiącej Załącznik 6 do SIWZ ("Projekt umowy"), pkt 19 Załącznika nr 1 do SIWZ ("Opis Przedmiotu Zamówienia"), §2 ust. 1 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę (druk w załączeniu)? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD? Pytanie 5 – §6 ust. 1-3 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy"), pkt 16 Załącznika nr 1 do SIWZ ("Opis Przedmiotu Zamówienia") Wykonawca informuje, iż w świetle przepisów prawa energetycznego i aktów wykonawczych, to OSD jest podmiotem odpowiedzialnym za pozyskiwanie i przekazywanie do sprzedawców danych pomiarowo - rozliczeniowych dla punktów poboru energii (PPE). Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD. Wykonawcy (Sprzedawcy energii) nie mają wpływu na regulacje w tym zakresie wynikające z umów dystrybucyjnych Zamawiającego i zgodnie z przepisami przyjmują do rozliczeń dane przekazane przez OSD za wskazany przez OSD okres. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie czy Zamawiający uwzględni obowiązujące przepisy prawa energetycznego i aktów wykonawczych w zakresie prowadzenia rozliczeń na podstawie danych pomiarowo- rozliczeniowych przekazywanych wykonawcy przez OSD za wskazany przez OSD okres rozliczeniowy (mogący się różnić od okresu wyszczególnionego na fakturze za usługę dystrybucji energii elektrycznej)? Równocześnie informujemy, iż Wykonawca może prowadzić rozliczenia tylko w okresach rozliczeniowych udostępnionych przez OSD. Wobec powyższego Wykonawca wnosi o modyfikację zapisów §6 ust. 1-3 Załącznika 6 do SIWZ do treści: 1. Rozliczenia za sprzedaną energię elektryczną odbywać się będą w okresach rozliczeniowych zgodnych z okresami rozliczeniowymi wskazanymi przez OSD w przekazanych (udostępnionych) Wykonawcy danych pomiarowo-rozliczeniowych. 2. Wykonawca otrzymywać będzie wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej umowy stanowiące iloczyn sprzedanej energii elektrycznej ustalonej na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych dostarczonych (udostępnionych) przez OSD w danym okresie rozliczeniowym do obiektów Zamawiającego wskazanych w formularzu cenowym i wartości jednostkowej netto wskazanej w § 7 ust 1, powiększonej o podatek VAT. 3. Podstawą płatności będą rzeczywiste dane pomiarowo-rozliczeniowe uzyskane z układu pomiarowo rozliczeniowego z uwzględnieniem ceny jednostkowej za 1 kWh podanej w formularzu cenowym. oraz modyfikację pkt 16 Załącznika nr 1 do SIWZ ("Opis Przedmiotu Zamówienia"): Wykonawca otrzymywać będzie wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia, stanowiące iloczyn sprzedanej energii elektrycznej ustalonej na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych dostarczonych (udostępnionych) przez OSD w danym okresie rozliczeniowym do obiektów Zamawiającego i wartości jednostkowej netto wskazanej w formularzu cenowym. Pytanie 6 – §9 ust. 1 lit. b) Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy"), pkt 18 Załącznika nr 1 do SIWZ ("Opis Przedmiotu Zamówienia") Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w Ofercie Sprzedawcy. Punkty z innych grup taryfowych, nieujętych w Ofercie, oznaczały będą zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.” Pytanie 7 - §8 ust. 3 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Informujemy, że zgodnie z art. 6b ust. 2 i 3 ustawy Prawo energetyczne obowiązek pisemnego powiadomienia odbiorcy o zamiarze wstrzymania dostaw/wypowiedzenia umowy oraz wyznaczenie dodatkowego 14-dniowego terminu na zapłatę należności dotyczy jedynie odbiorców w gospodarstwach domowych. Przepisy ustawy nie nakładają natomiast takiego obowiązku w przypadku pozostałej grupy odbiorców. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o dostosowanie wskazanego zapisu do treści zgodnej z ustawą Prawo energetyczne, poprzez usunięcie frazy „(…), pomimo uprzedniego powiadomienia na piśmie o zamiarze wypowiedzenia umowy i wyznaczenia dodatkowego dwutygodniowego terminu do zapłaty zaległych i obecnych należności.”. Pytanie 8 – §8 ust. 6 lit. a) i c) Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Wykonawca zwraca się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy powinno dotyczyć sytuacji szczególnych i wyjątkowych, przekładających się na brak możliwości prawidłowej realizacji umowy przez Zamawiającego. W opinii Wykonawcy hipotetyczne uchybienia, wskazane w przedmiotowych zapisach, nie przekładają się na ewentualną szkodę Zamawiającego. Pytanie 9 – §8 ust. 8 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Zamawiający określił, że przysługuje mu prawo wypowiedzenia umowy bez podania przyczyny. Oznacza to, że Zamawiający może wypowiedzieć umowę zasadniczo w każdym czasie. Informujemy, że z uwagi na art. 142 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, stanowiący, iż umowę zawiera się na czas oznaczony, należy stwierdzić, że umowy takie zostały przez ustawodawcę skonstruowane jako źródło zobowiązań o charakterze trwałym, które powinny istnieć aż do upływu terminu, na jaki zawarta została umowa, jeśli tylko przedmiot zamówienia będzie przez Wykonawcę wykonywany w sposób prawidłowy. Ponadto, racjonalna kalkulacja wartości zamówienia jest możliwa jedynie wówczas, gdy Wykonawca może przewidzieć, przez jaki okres strony umowy pozostaną nią związane. Z uwagi na powyższe zwracamy się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Jednocześnie wskazujemy na uprawnienie Zamawiającego do odstąpienia od umowy, określone w art. 145 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Pytanie 10 – §2 ust. 1 Załącznik 6 do SIWZ ("Projekt umowy"), Załącznik nr 1a do SIWZ ("Formularz cenowy") Mając na względzie zapis §2 ust. 1 Załącznik 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z prośbą o potwierdzenie poprawności danych wskazanych w Załączniku nr 1a do SIWZ ("Formularz cenowy"). Informujemy, że odpowiedzialność za terminowość i prawidłowość przekazanych danych niezbędnych do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, dotyczących poszczególnych punktów poboru energii leży wyłącznie po stronie Zamawiającego. Z uwagi na powyższe zwracamy się z prośbą o uwzględnienie w §2 ust. 1 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") równoważnego zapisu dotyczącego zobowiązania Zamawiającego o treści „Zamawiający ponosi odpowiedzialność za terminowość i poprawność przekazanych danych i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy.” Pytanie 11 – §10 ust. 1 Załącznika nr 8 do SIWZ ("UMOWA Nr……………") Informujemy, że zapisy dotyczące kar umownych są nieproporcjonalne, przez co naruszają zasadę równości stron w stosunku cywilnoprawnym. Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie adekwatnych kar umownych lub o usunięcie wskazanych zapisów w całości. W przypadku wyrażenia zgody na rezygnację z kar umownych, zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisów do treści: „Strony ponoszą wobec siebie odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody (straty)”. Informujemy jednocześnie, że zapisy w obecnym kształcie wpływają na wzrost ryzyka związanego z realizacją umowy po stronie Wykonawcy, co z kolei może negatywnie wpłynąć na kalkulację ceny ofertowej dla Zamawiającego. Pytanie 12 – §10 Załącznika nr 8 do SIWZ ("UMOWA Nr……………") Zwracamy się z prośbą o określenie, iż w razie naliczenia kar umownych, Zamawiający każdorazowo wystawi Sprzedawcy notę obciążeniową. Informujemy, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu. Pytanie 13 – §9 ust. 1 lit. c), §4 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie zapisów umożliwiających Zamawiającemu zmianę mocy umownej bądź grupy taryfowej dla punktów poboru energii elektrycznej (PPE), jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o uwzględnienie następującego zapisu: „Zmiany mocy umownej bądź grupy taryfowej możliwe są jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.” Pytanie 14 – Załącznik nr 1a do SIWZ ("Formularz cenowy") Informujemy, że Wykonawca w procesie fakturowania opiera się na danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego, jednak w swoim bilingu parametryzuje długość trwania okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym prosimy o wskazanie okresu rozliczeniowego w odniesieniu do każdego PPE występującego w postępowaniu czy wynosi on 1 miesiąc, 2 miesiące czy 6 miesięcy. Pytanie 15 – pkt 15 SIWZ („Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego”) Czy Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną poprzez przesłanie dokumentów jednostronnie podpisanych umów (wraz z niezbędnymi do ich zgłoszenia dokumentami) do Wykonawcy? Czy Zamawiający przygotuje ww. dokument umowy? Pytanie 16 – Załącznik nr 1a do SIWZ ("Formularz cenowy"), pkt 4 Załącznika nr 2 do SIWZ („Oferta”) Czy Zamawiający w Załączniku nr 1a do SIWZ oczekuje wskazania w ostatniej kolumnie pn. „Cena brutto (zł) (do 4 miejsc po przecinku)” wartości brutto czy jednostkowej ceny energii elektrycznej za1 kWh brutto (zł)? Równocześnie Wykonawca zwraca się z wnioskiem o doprecyzowanie/weryfikację odwołania do informacji zawartej w pkt 4 Załącznika nr 2 do SIWZ („Oferta”): „Oferuję wykonać niniejsze zamówienie za poniższą cenę brutto (należy wpisać kwotę z kolumny nr 12, wiersz 15 formularza cenowego)“. Pytanie 17 – §11 ust. 1 Załącznika 6 do SIWZ ("Projekt umowy") Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie przedmiotowego zapisu dotyczącego możliwości dokonania cesji praw i przejęcia obowiązków wynikających z niniejszej Umowy jedynie na inny podmiot (podmiot który nie został objęty postępowaniem przetargowym). Pytanie 18 – Załącznik nr 2 do SIWZ („Oferta”) Wykonawca zwraca się z prośbą o rezygnację z wymogu wskazywania „opiekuna zamawiającego“ na etapie składania oferty. Z poważaniem, Sebastian Druszcz Proszę o potwierdzenie otrzymania pisma na adres e-mail: sebastian.druszcz@gkpge.pl